IA & MICROSOFT COPILOT

Implémenter MS Copilot avec succès : La méthodologie eCom CS en 4 étapes

DES FREINS A EVITER

L’IA générative impacte les entreprises en proposant des opportunités inconnues jusqu’ici. Si les organisations placent désormais l’IA dans le Top 5 de leurs préoccupations stratégiques, le chemin n’est pas sans embuches, et la réussite n’est pas assurée sans une méthode structurée.

Déployer MS Copilot ne déroge pas à la règle, et parmi tous les obstacles constatés à l’adoption de l’IA, nous citerons ceux-ci :

  • Des obstacles au niveau de l’entreprise : 
    • Manque de compréhension du potentiel de l’IA
    • Absence d’approche stratégique
    • Difficulté à étendre les initiatives en matière d’IA
    • Des coûts visibles… et et des coûts cachés (!)
  • Des obstacles coté IT
    • Pénurie de compétences (IT) et de disponibilité
    • Complexité de mise en oeuvre, avec des fonctionnalités qui évoluent tous les jours !
    • Absence de veille continue sur un sujet en constante évolution
    • Manque de compréhension du potentiel réel de l’IA à l’instant T
    • Des données pas toujours assez sécurisées
    • Des paramétrages foisonnants et méconnus qui touchent plus de 10 consoles d’administration 365.
    • Une Gouvernance souvent inexistante ou non écrite, avec les risques associés.
  • Des obstacles au niveau des utilisateurs :
    • Peur de l’inconnu
    • Indisponibilité et mauvaise qualité des données
    • Complexité de mise en oeuvre, avec des fonctionnalités qui évoluent tous les jours !
    • Manque de compréhension du potentiel réel de l’IA à l’instant T
    • Manque d’accompagnement des utilisateurs sur les usages de l’IA
    • Des utilisateurs souvent peu formés sur l’usage des outils de base, et pour lesquels l’IA est une surcouche parfois difficile à appréhender.

DEPLOYER MS COPILOT : UN PROJET MULTI-FACETTES

DEPLOYER MS COPILOT : 4 GRANDES ETAPES

Etant donné la complexité du projet, les coûts associés, et le manque de maturité des organisations face à cette révolution technologique, nous recommandons 4 étapes d’implémentation pragmatiques de MS Copilot :

  1. Un pilote généraliste, pour tester les usages, avoir des premiers retours d’expérience, gagner en maturité interne et préciser les ROI possibles
  2. Un pilote métier, plus fin, plus profond
  3. Gouvernance, Paramétrages et sécurisation des données, dans un contexte où les paramètres, les risques (sécurité, RGPD, IA Act…) et les coûts cachés foisonnent au gré des évolutions constantes de Microsoft
  4. Un déploiement plus large (global ou non), pour maximiser le ROI et la performance de l’entreprise, sur la base des acquis et des étapes précédentes.

1. LE PILOTE GENERALISTE : EVITER D’ETRE DANS LES 66% D’ECHECS CONSTATES

Cette étape est probablement la plus simple à mettre en œuvre, mais elle comporte un risque majeur : échouer, et conclure par un abandon du projet.

Nous le voyons sur le terrain : Sans accompagnement, 66% utilisateurs d’un pilote n’osent pas se lancer ou renoncent avant même la fin du pilote. Des actions d’accompagnement s’imposent donc.

Ce pilote passera par plusieurs étapes :

  • Mise en place des prérequis techniques (dont les nombreux paramètres qui sont disséminés dans toutes les consoles et de nombreuses solutions M365)
  • Nomination des utilisateurs pilotes: idéalement élus parmi les utilisateurs les plus volontaires et curieux, les pilotes représenteront l’ensemble des métiers afin d’avoir une diversité de retours d’expérience
  • Communiquer et accompagner le changement : Ce point est critique pour le succès du pilote, car l’utilisateur pilote ne saura généralement pas par quoi commencer, que demander, comment demander, comment améliorer ses demandes. Diverses actions d’accompagnement et de communication seront nécessaires. Nos Webinaires d’accompagnement apporteront les connaissances nécessaires à une prise en main éclairée de Copilot.
  • Mesurer les usages et arbitrer sur l’intérêt de passer à l’étape suivante

 

2. PILOTE METIER : APPROFONDIR LES USAGES POSSIBLES

Cette étape peut être réalisée à la suite de la phase pilote initiale, mais nous recommandons de la réaliser pendant la phase pilote.

Elle consiste à analyser avec les Métiers les différentes facettes de leurs activités (Finance, RH, Marketing, Production, Logistique, etc…) afin d’identifier les cas d’usages où Copilot pourra avoir le plus haut potentiel, loin des promesses génériques du Marketing.

La valeur ajoutée de cette démarche réside dans la plongée en profondeur dans les processus afin de challenger les acteurs métiers dans leurs pratiques. Elle permet généralement d’identifier des dizaines voire des centaines de cas d’usages métiers auxquels les pilotes n’ont pas spontanément pensé, faut d’avoir une connaissance assez profondes des fonctionnalités et des potentiels.

La mise en oeuvre des Agents pourra apporter ici une source non négligeable d’opportunités d’optimisation (jusqu’à 50% des cas d’usage chez certains de nos clients).

Voici un exemple de résultat client, après un audit des métiers de l’IT : 14 cas d’usages IT où Copilot pouvait apporter une valeur spécifique. Ces 14 cas d’usages étaient une partie de 27 opportunités identifiées au total, certaines ne trouvant pas leur réponse dans Copilot.

3. GOUVERNANCE ET SECURISATION DES DONNEES
Cette étape devrait idéalement être réalisée en amont, avant même le pilote initial. Cependant, le pragmatisme et l’importance des chantiers justifient de ne s’attaquer à ces sujets qu’une fois le déploiement plus large validé.

Les principaux chantiers tourneront autour :

  • De l’audit des données existantes
  • De la mise en place de la Gouvernance du fonctionnement des différents Copilots (paramétrages)
  • De la mise en place de la gestion des cycles de vie des données (création, modification, rétention, suppression, historisation,…)
  • Du nettoyage des données obsolètes
  • De la sécurisation des données et des usages (restriction de périmètre de recherche, droits, labels, etc)
  • De la mise en œuvre de modules complémentaires (Plug-ins, Dashboard,…)

Nos Webinaires IT dédiés (Gouvernance, Paramétrages,…) vous permettront de prendre la mesure des actions et des décisions nécessaires.

4. DEPLOYER PLUS LARGEMENT

A cette étape du projet, l’action principale consistera à :

  • Communiquer,
  • Accompagner les utilisateurs et les usages, au travers d’un ensemble d’actions régulières
  • Superviser les usages et l’adoption

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