GOUVERNANCE MICROSOFT 365

« La Gouvernance désigne l’ensemble des mesures et des règles qui permettent d’assurer le bon fonctionnement et le contrôle d’une organisation ».

Dit autrement, la gouvernance détermine qui peut faire quoi, quand et comment, dans le respect de la stratégie de l’entreprise.

NOTRE CONSTAT

Toutes les entreprises font de la Gouvernance M365, sans la nommer, comme Monsieur Jourdain fait de la Prose. Cependant, notre expérience montre que l’absence de formalisation des règles de gouvernance se traduit par des effets qui limitent la performance de l’Organisation, voire qui la mettent en risque :

  • Les règles de fonctionnement sont parfois non écrites, appuyées sur de la « tradition orale ». Elles sont donc interprétées et comprises différemment d’un acteur à l’autre, voire totalement ignorées
  • Les équipes IT travaillent parfois (souvent) en silos, et l’absence de formalisation ne facilite pas le travail commun sur des processus qui concernent plusieurs d’entre elles.
  • Certains processus peuvent être déficients, incomplets, ou insatisfaisants, mais, faute d’être décrits, ils perdurent, malgré les risques (sécurité) ou les problèmes qu’ils engendrent au quotidien.
  • Faute de règles claires, les formations sur les outils et les usages ne sont pas cadrées, les utilisateurs ne sont pas guidés, le Support It ne sait pas toujours quelle réponse apporter, les équipes IT sont aussi parfois dans le flou.

ETABLIR UN GUIDE DE GOUVERNANCE M365 POUR OPTIMISER USAGES ET ADMINISTRATION

La rédaction d’un « Guide de Gouvernance » est une occasion rare de mobiliser les énergies des équipes IT autour d’un projet commun. Si le sujet est vaste, nous préconisons de commencer par mettre en place un socle de base, qui va aborder toutes les thématiques de manière large dans un premier temps. Il sera ensuite possible de faire vivre ce « Guide » et d’approfondir les sujets qui le nécessite.

Au final, nous constatons souvent que la rédaction initiale de ce Guide a des effets secondaires précieux :

UNE DEMARCHE PAR ETAPES

Nous préconisons une démarche par étapes itératives :

  • La mise en place d’un « socle » de Gouvernance M365, qui va permettre, en quelques semaines, de faire un panorama général de la situation, tant fonctionnelle que technique. Un Guide de Gouvernance explicite sera produit à cette occasion, et partagé entre tous les acteurs.
  • De cette première étape vont ressortir aussi des actions à réaliser, et des recommandations de mise en oeuvre, qui vont vous aider à prioriser les actions les plus importantes pour faciliter la définition d’un plan de marche à court et moyen terme.
  • Une démarche de mise à jour continue de la Gouvernance permettra de garantir la pérennité des usages et de l’administration.

Nous pouvons vous proposer une démarche sur mesure, en fonction de votre existant, et de vos objectifs.
Contactez-nous pour en discuter ?